ChatGPTでビジネスメール革命！丁寧で正確な文面を作るコツ
日々の業務で、こんな悩みを感じたことはありませんか？
- 「メールの返信に時間がかかりすぎて他の仕事が進まない。」
- 「お客さまに失礼のない丁寧な文面を心がけたいけど、言葉選びが難しい。」
- 「伝えたいことが正確に伝わらず、何度もやり取りが発生してしまう。」
私自身もこれらの問題に頭を抱えていました。しかし、そんな日常業務を劇的に変えるツール、それがChatGPT です。今回は、ChatGPTを活用してメール返信を効率的かつ丁寧に作成する方法と、独自の工夫を凝らしたプロンプトをご紹介します。
以下のテキストボックスでは、ChatGPT用のプロンプトを簡単に編集・コピーできます。このプロンプトを活用して、丁寧かつ効率的なメール返信を生成してください。
きっかけはある失敗から
以前、私はお客さまへの返信メールをChatGPTに生成してもらいました。しかし、仕上がった文面を読んで驚きました。自分では正しい伝達事項を入力したつもりが、「送信者」と「受信者」が逆転しており、お客さま宛てのメールが「私自身に向けた内容」になっていたのです。また、肝心な部分が曖昧に表現されていて、意図が伝わりにくい内容でした。
こうした失敗を通じて気づいたのは、AIを正しく使うためには「指示を具体的かつ明確にすること」が重要だということです。この経験を踏まえ、私なりに工夫を凝らしたプロンプトを作成しました。
おすすめプロンプトのご紹介
以下は、私が実際に使っているChatGPT用のプロンプトです。
生成条件
- 受信メールはサプライヤーやお客さまから私宛に届いたもの。
- 私の役割は会社員で、常に丁寧な文面を心がけています。
- 相手に伝えたいことが明確で、誤解のないメール文面を生成します。
効果を実感！プロンプトのポイント
このプロンプトを使用する際に重要なのは、「伝達事項を具体的に記載すること」と「受信メールをそのまま貼り付けること」です。例えば、以下のように伝達事項を箇条書きで整理すると、ChatGPTはより正確な返信を生成します。
例: 伝達事項
- 納期の確認をお願いする。
- 最新の在庫情報がほしい。
- 柔らかい表現で丁寧に伝える。
これに受信メールを加えるだけで、驚くほどスムーズな返信が完成します。
この方法を試した結果…
以前と比べ、メール作成にかかる時間が大幅に短縮されました。加えて、文面がより丁寧で、相手にわかりやすく伝わるようになりました。また、お客さまやサプライヤーから「返信が丁寧で助かる」というフィードバックをいただくことも増えました。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、煩雑なメール作成を効率化し、業務の生産性を向上させることができます。ただし、プロンプト設計が鍵です。このブログでご紹介した方法をぜひ試してみてください。
ビジネスコミュニケーションの新時代を、あなたもChatGPTで切り開いてみませんか？