ChatGPTで会議の議事録を自動化する方法

2024年12月9日

プロジェクト開始の壁：議事録自動化って難しい？

「会議の議事録、自動で作れたらいいのになあ。」こう考えたことがある方、多いのではないでしょうか？特に中小企業では、少ない人手で効率的に仕事を進めるために、議事録の自動化が注目されています。でも実際のところ、これってそんなに簡単なことではないんです。

例えば、あるITスタートアップの話です。この会社では、プロジェクト管理をもっと効率化しようと、ChatGPTを使って議事録を自動生成する仕組みを試してみました。最初の会議では、思った以上にスムーズに議事録が完成して驚いたそうです。ところが、次の会議から状況が変わりました。会議が進むにつれて、「みんなが背景を分かっている」という前提で話が進むようになり、AIが議事録をうまくまとめられなくなってしまったのです。

というのも、会議中の発言では、前回までの流れや背景が省略されることがよくありますよね。AIはそこを補うのが苦手なので、結果として議事録が曖昧なものになってしまうのです。また、AIがタスクを抽出することはできても、勝手に締切を設定してしまったりと、実務に即した形に仕上げるのがなかなか難しいこともありました。

このように、議事録の自動化にはまだいくつかのハードルがあるんです。でも、工夫次第ではしっかり活用できる場面もあります！

以下のテキストボックスでは、ChatGPT用のプロンプトを簡単に編集・コピーできます。このプロンプトを活用して、議事録の整理をしてください。

1. 課題: AIは雰囲気を読み取れない

雰囲気や背景に基づいて決まる事項（「とりあえず決めた」「本当にこれでいいのか分からない」）は、AIが判断できる範囲を超えています。そのため、タスクや決定事項をそのまま抽出しても、現場での実効性が担保されない可能性があります。

対応策: 決定事項に「確定/仮」のラベル付け

会議中に「これは仮の決定です」「最終確認は次回行います」といった分類を行い、それをAIに教えるルールを導入。
例：ChatGPTに以下のように指示。
- タスク抽出時のルール: 「仮決定」と「確定」を区別し、仮の場合はその旨を明示してください。
- 出力例：
  - 仮決定: 来週水曜日までに資料案を作成（山田）
  - 確定: 来月15日に次回会議を開催（全員参加）

2. 課題: 会議での進行の問題（雰囲気に流される）

雰囲気に流された決定が出やすいのは、会議の目的が曖昧だったり、議論が不十分なまま決定を急ぐ風土が影響しています。

対応策: 会議の進行支援ツールとしてのAI

AIによる議題の整理: 会議の冒頭で、ChatGPTを活用して「議題の優先順位」や「各議題に必要な議論項目」を提示する。
- 例：事前にAIで整理した議題：
  - 議題1: 新商品の発売時期（解決すべき課題: 製造スケジュールの調整）
  - 議題2: 今期の目標達成状況（解決すべき課題: 売上目標の見直し）
議事録補助としてのチェックリスト: ChatGPTに「議題ごとに議論の必要項目をリストアップ」させ、会議後にその項目が十分に議論されたかを確認。
- 例：議題1に対する議論が不十分なら「要追加検討」とラベルを付ける。

3. 課題: 曖昧さを排除する文化の定着

曖昧な決定は、仕事が進まないだけでなく、責任の所在が不明確になる原因にもなります。この文化的な課題を技術で完全に解決するのは難しいですが、少しずつ改善する仕組みを組み込むことは可能です。

対応策: 曖昧さを明示する議事録テンプレート

タスクごとに「確認必要」フラグを設ける:
- 例：ChatGPTに「未確認タスク」「確認済みタスク」を区別して整理させる。
- 出力例：
  - 未確認タスク: 山田が資料作成（仮、次回確認）
  - 確認済みタスク: 15日に会議を開催する（全員了承）
不明確な議論を補完する質問リスト: ChatGPTに「議論の不明点や曖昧な部分を指摘」させる。
- 例：ChatGPTからの質問：
  - 資料作成の期限が決まっていないようですが、具体的な日時は設定されますか？
  - 会議の進行担当者は誰ですか？